CRM johdon työkaluna

Asiakas ja asiakastieto ei ole myyjän ikiomaa omaisuutta, vaan jokainen asiakas on yrityksen pääomaa ja yrityksen asiakas. Mitä paremmin asiakkaista kerätty tieto on yrityksen saatavilla ja käytettävissä, sitä asiakaslähtöisemmin ja paremmin asiakkaita voi palvella.

Yksinkertainen juttu, eikö totta? Kyllä, mutta todellisuus näyttää monessa yrityksessä toiselta. Asiakastapaamisista, puheluista, yhteydenotoista ja reklamaatioista kertynyt tieto on hajallaan siellä täällä – usein myyjän kalenterissa tai päässä. Sieltä tietoa ei osaa etsiä kukaan muu kuin myyjä itse.

Tilanne voisi olla toisinkin. Jos asiakkaisiin liittyvät tiedonjyväset olisi tallennettu yhteen ja samaan paikkaan – CRM-järjestelmään – ne löytyisivät nopeasti ja tehokkaasti. Valitettavan usein järjestelmä on vajaakäytössä.

Toisin kuin usein väitetään, CRM ei ole pelkästään myynnin, vaan myös asiakaspalvelun, liikkeenjohdon ja markkinoinnin työkalu.

CRM:stä käy ilmi, mistä yrityksen asiakaskunta muodostuu, milloin esimerkiksi sopimukset ovat alkaneet ja millä alalla asiakkaat toimivat.

Tällainen data kiinnostaa varmasti esimerkiksi yrityksen liiketoimintajohtoa ja johtoryhmää. Vasta kun tuntee yrityksen nykytilan eli muun muassa asiakkaat, voi miettiä tulevaisuutta.

Yrityksen arvokkaimpia omistuksia on sen tieto omista asiakkaista. Tuon datan avulla liiketoimintaa on mahdollisuus muokata entistä asiakaslähtöisemmäksi. Asiakaslähtöisyys jää kuitenkin pelkäksi sanahelinäksi, jos myynti ja markkinointi, asiakaspalvelu ja johto eivät ole samalla kartalla asiakkaiden tilanteesta: toiveista, palautteista ja sovituista asioista.

Asiakaslähtöisyys ei toteudu aidosti silloinkaan, jos asiakas joutuu selittämään samat asiat alusta lähtien aina uudelle ihmiselle.

Sellaista ei tapahdu, jos asiakastiedot keskitetään systemaattisesti CRM-järjestelmään. Mutta jotta siitä tulisi aidosti liiketoimintaa kehittävä työkalu, sitä pitää myös käyttää aktiivisesti.

CRM:n tietojen – yrityksen koko, yhteystiedot, päättäjät, henkilökunnan koko, liikevaihto – on myös oltava ajan tasalla; muuten datasta ei ole hyötyä. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin tärvätä aikaansa tietojen etsimiseen netistä tai soitella väärille henkilöille.

Ajantasainen ja runsasta dataa pursuava CRM tehostaa myyjän työtä monin tavoin. Data kertoo, mitä aiemmin on tehty, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi, missä on toimipaikkoja ja millaisia palveluja yritykselle on tarjottu.

Data auttaa myyjää laatimaan työlistan tulevalle viikolle ja kuukaudelle. Oikeat yhteystiedot, yrityksen toimipisteet ja tytäryhtiöt sekä tiedot päättäjistä antavat vihjeitä siitä, mihin suuntaan myyntiä voisi kehittää.

Parhaimmillaan CRM:n data tarjoaa uusia prospektoitavia asiakkaita ja toimialoja sekä uusia kasvualueita maantieteellisestikin. Tekemiseen tulee lisää systematiikkaa ja suunnitelmallisuutta. Systematiikka lisää hallinnan tunnetta paitsi myyjän työssä myös koko yrityksessä.

Taustatietojen ymmärrys heijastuu myynnin laatuun. Kaikki haluavat olla ammattitaitoisia.

CRM:n käytöstä kuulee myös joskus soraääniä. On tallennettava ja raportoitava, kirjattava ylös pikkujuttuja. Se vie aikaa. Oma kokemukseni on kuitenkin päinvastainen: jos tietoja ei tallenneta, sitten aikaa vasta tuhlaantuukin, tosin vääriin asioihin. Soitot ja sähköpostit lähtevät väärille ihmisille, samoin kutsut asiakastapahtumiin. Se, jos mikä, on tehotonta.

CRM:n käyttöä voi kuitenkin tehostaa monin sovelluksin. Sähköpostit ja puhelut voi synkronoida CRM:ään automatiikalla, johon on olemassa monia työkaluja ja vaihtoehtoja.

Alma tietohuollon voi automatisoida niin, että tiedot päivittyvät yön yli. Siten esimerkiksi päättäjä- ja taloustiedoissa tapahtuneet muutokset näkyvät datassa välittömästi.

Asiakkaat vaativat entistä enemmän laatua tapaamisista. Niihin on siis valmistauduttava huolella. Itse katson aina CRM:stä yhteydenoton saatuani, minkäkokoinen asiakas on, millä toimialalla ja missä päin Suomea hän toimii, jotta osaan ohjata hänet oikealle myyjälle.

Joskus puhelu tulee henkilöltä, joka ei tiedä, että keskustelu on jo käynnissä kyseisen yrityksen ja Alman välillä. Kun CRM:ään on tallennettu yhteydenpidon historia, soittajalle on helppo kertoa, missä vaiheessa yhteistyö jo on.