Kevät on isännöitsijän kiireisintä aikaa – apu löytyy läheltä
Kevät on taloyhtiön isännöitsijän kiireisintä aikaa. Päivät täyttyvät tilinpäätöksistä, yhtiökokousten valmisteluista ja niiden pitämisestä sekä tietysti taloyhtiön moninaisten korjaushankkeiden valmistelusta. Kiireinen sesonki sujuu vaivattomammin, kun ajantasaiset dokumentit ovat saatavilla digitaalisessa muodossa.
Kevättä ei turhaan kutsuta isännöitsijän vauhtiviikoiksi. Huhti–toukokuuta ruuhkauttaa erityisesti tiukka yhtiökokousrumba: kokouskutsujen laatiminen ja lähettäminen, pöytäkirjojen kirjoittaminen sekä tietysti itse yhtiökokoukset, joita saattaa kiireisimpinä aikoina on useita viikossa.
Työ sujuu mukavammin, kun dokumentit ovat hallinnassa
”Isännöitsijän työ on tiedon käsittelyä. Mitä helpommin ja nopeammin tiedot ovat käytätettävissä, sitä parempi. Tietopalvelut on monipuolinen ja hyvä palvelu, joka helpottaa isännöinnin arkea”, isännöitsijä Ilkka Saarinen Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:stä toteaa.
Tietopalvelusta isännöitsijä saa esimerkiksi yhtiöjärjestykset, kaupparekisteriotteet, kiinteistörekisteriotteet, rasitustodistukset, ajantasaiset asukasluettelot ja paljon muuta. Saarinen kertoo, että näitä kaikkia näitä tarvitaan pitkin vuotta ja varsinkin tilinpäätösaikaan.
Tietojen käsittelyn ei tarvitse olla uuvuttava urakka. Isännöitsijän elämää helpottaa esimerkiksi Asukaskyselypalvelu, josta saa tiedot asukkaista reaaliajassa.
”Täsmäytämme esimerkiksi vesimaksujen määrän asukasluettelon mukaan”, Saarinen sanoo.
Reaaliaikaiset tiedot milloin tahansa saatavilla
Asukaskyselypalvelussa on yksityiskohtaiset tiedot eriteltyinä kaikista rakennuksen vakituisista ja tilapäisistä asukkaista sekä kunkin huoneiston tunnus, asukkaiden nimet, syntymäajat sekä huoneistoon muuttopäivä.
Palvelussa isännöitsijä voi tarkastella kaikkien niiden taloyhtiöiden ja rakennusten tietoja, joita hän itse hallinnoi. Asukaskyselypalvelun käyttö on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, ja tiedot ovat milloin tahansa isännöitsijän saatavilla.
Kevät on muutakin kuin kokouskiireitä
”Kevät on vuoden mukavinta aikaa, vaikka välillä onkin aikataulujen vuoksi kiireistä”, vakuuttaa Ilkka Saarinen.
”On mukavaa tavata kokouksissa asiakkaita ja auttaa heitä taloyhtiön asioiden hoitamisessa. Luonto herää keväällä uuteen eloon, ja monessa talossa tätä autetaan asukkaiden kevättalkoilla. Näissäkin on isännöitsijällä oma roolinsa.”
