Koko­nai­sark­ki­teh­tuu­rin seitsemän ihmettä

Kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture) on lähestymistapa ja kokoelma kuvauksia, joista on johtajalle monenlaista hyötyä. Paremmin perustellut päätökset, monimutkaisuuden hallinta, muutosvalmius, tehokkuus ja kustannussäästöt ovat kaikki tutkimuksissakin todennettuja hyötyjä.

Ihan kiva, mutta mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa? Eli mistä johtaja tai asiantuntija huomaa, että organisaatiossa hyödynnetään kokonaisarkkitehtuuria oikein? Paraneeko viestintä, ymmärtääkö asiat helpommin, muuttuvatko ihmisten piintyneet tavat? Kehittyykö ilmapiiri, lisääntyykö työhyvinvointi, nouseeko luottamus johtoon aivan uudelle tasolle?

Ehkä, ajan kanssa. Mutta en väitä, että kokonaisarkkitehtuuri on ratkaisu ihan kaikkeen. Moneen asiaan se voi silti purra. Katso seuraavasta käytännön esimerkit siitä, millaisiin ihmeisiin kokonaisarkkitehtuuri organisaatiossa pystyy!

Monet organisaatiot ovat siiloutuneita. Liiketoiminta ja tietohallinto, eri liiketoiminta-alueet sekä maaorganisaatiot voivat toimia hyvinkin itsenäisesti, kyselemättä liiemmälti muiden mielipiteitä. Kuinka varmistetaan, että yhteistyö toimii läpi koko arvoketjun? Miten edistetään kaikille yhteisiä asioita? Joskus voi olla haastavaa saada edes tarvittavat ihmiset saman pöydän ääreen keskustelemaan.

Kokonaisarkkitehtuuri on hyvä “tekosyy“ jatkuvalle vuoropuhelulle. Kokemukseni mukaan ihmiset osallistuvat mielellään arkkitehtuuriin vaikuttavien asioiden käsittelyyn. Jopa yli rajojen, jotka tavallisesti ovat lähes ylitsepääsemättömiä.

Vaikka saisitkin vuoropuhelun käyntiin yli yksikkörajojen ja muiden siilojen, voi yhteistyö silti olla haastavaa. Kukin yksikkö hahmottaa toimintaansa vähän eri tavoin. Samoja asioita saatetaan kutsua eri nimillä. Voi olla vaikea hahmottaa, mistä prosessista, prosessin vaiheesta, tiedosta tai järjestelmästä nyt puhuttiinkaan ja mitkä asioiden väliset riippuvuudet ovat.

Ratkaisu on onneksi yksinkertainen: piirrä siitä kuva! Selkeä arkkitehtuurikuva toimii näppäränä rakenteena keskusteluille. Väärinymmärryksiä tulee vähemmän ja ehkä myös asiassa pysytään paremmin, kun kaikki tietävät, mistä milloinkin puhutaan.

Kuinka muodostetaan ymmärrettävä, innostava ja ennen muuta konkreettinen visio siitä, mihin suuntaan organisaatio haluaa mennä? Tämä on tietysti strategiatyön tavoite, mutta siinä on muutamia haasteita. Esimerkiksi siiloutuneisuudesta johtuen kukin liiketoiminta-alue tai yksikkö voi tulkita strategiaa omalla tavallaan. Jopa yksittäisillä johtajilla voi olla omia lempiprojektejaan, jotka menevät kokonaisuuden edelle.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla kukin organisaation osa voi kuvata oman käsityksensä tavoitetilasta. Yhteistyön kautta kuvauksista voidaan tunnistaa erot, päällekkäisyydet ja puutteet. Näin päästään visioimaan yhteinen näkemys organisaation tavoitetilasta – joka luonnollisesti kuvataan arkkitehtuurin keinoin.

Liiketoiminta tai substanssi on laittanut pystyyn projektin, jossa on tarkoitus kehittää vaikkapa uusi tuote tai palvelu. Muutama kokous on pidetty ja perinteinen projektiehdotus-PowerPoint laadittu. Ei muuta kuin toteuttamaan, kaikki kun on jo selvää. Vai onko?

Ei kannata hätäillä, vaan piirtää suunnitellusta kokonaisuudesta määrämuotoinen ratkaisuarkkitehtuurikuvaus. Sellainen voi syntyä jo tunnissa, ja kuvaamisen hyödyt voivat olla merkittäviä. Asiat, joiden piti olla selviä, eivät välttämättä enää sellaisia olekaan, kun ne piirtää auki. Kuvauksesta saat myös listan asioista, joista on vielä sovittava tai jotka vaativat selvittämistä. Jatkossa voi sitten olla odotettavissa vähemmän ikäviä yllätyksiä.

Isommat hankkeet ja projektit aloitetaan usein jonkinlaisella esiselvityksellä. Mitä prosesseja, tietoja ja järjestelmiä suunniteltu kehittäminen koskee? Kuinka asiat nykyisin toimivat? Tarpeeksi kattavan selvityksen laatimiseen voi mennä aikaa jopa kuukausia. Järjestelmäsuunnittelijat tai hankinnan tekijät odottavat materiaalia sormet syyhyten, mutta projektin jälkeen tuotokset hautautuvat verkkolevyn tai SharePointin syövereihin.

Kokonaisarkkitehtuuri on paitsi oiva työtapa ratkaisujen suunnitteluun, myös hyödyllistä pohjamateriaalia monenlaiseen kehittämiseen. Siitä saat listan esimerkiksi organisaation kyvykkyyksistä, prosesseista, tietoryhmistä ja tietojärjestelmistä – riippuvuuksineen. Eikä samoja selvityksiä tarvitse tehdä aina uudelleen.

Edellä mainostin, että kokonaisarkkitehtuurin varjolla on helppo houkutella ihmisiä saman pöydän ääreen. Erilaisten työryhmien ja palaverien määrän lisääminen ei silti ole kokonaisarkkitehtuurin tarkoitus. Ennemminkin kokonaisarkkitehtuurinäkökulma tulisi ottaa mukaan nykyisiin foorumeihin ja menetelmiin.

Parhaimmillaan osa asioista selviää suoraan arkkitehtuurikuvista, joten aivan joka aiheesta ei enää tarvitse järjestää kokousta. Tämä vaatii tietysti sen, että kaaviot ovat hyödyntäjien saatavilla, tarpeeksi laadukkaita ja niitä osataan tulkita.

Prosessien parantaminen on yksi konkreettinen arkkitehtuurikuvausten käyttökohde. Jotta prosessia voisi kehittää, pitää ensin tietää, kuinka se nykyisin toimii. Kokenut arkkitehti saa paljon aikaan jo tunnin palaverissa yhdessä prosessista vastaavien kanssa. Ja kun asiat on kuvattu, päästään tunnistamaan pullonkauloja, kipupisteitä ja manuaalisia työvaiheita. Tältä pohjalta on mahdollista pohtia mahdollisia ratkaisuja, kuten automatisointia, tekoälyä ja liinausta.

Puhdasoppisten mielestä yksittäisten prosessien kulku on jo vähän turhan yksityiskohtaista ollakseen enää kokonaisarkkitehtuuria. Mutta ainakin saat kokonaisarkkitehtuuritoiminnosta hyvän koollekutsujan ja työrukkasen prosessienparannusharjoituksille.

Nykypäivänä ei ole varmuutta kaikista maailman seitsemästä ihmeestä. Olivatko Babylonin riippuvat puutarhat todella olemassa? Kokonaisarkkitehtuurin seitsemän ihmettä ovat helpompia tapauksia: ne voidaan havaita ja todentaa.

Ne eivät kuitenkaan synny tyhjästä. Järjestelmällistä kokonaisarkkitehtuurityötä tulee tehdä jonkin aikaa, ennen kuin hyötyjä alkaa näkyä. Siksi työ kannattaa aloittaa heti.

Lisää kokonaisarkkitehtuurin ihmeitä löydät huhtikuussa ilmestyneestä kirjasta Kokonaisarkkitehtuuri – Oppaasi organisaation muutosmatkalla.

Eetu Niemi (KTM, FT) on pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti. Hän on auttanut useita kymmeniä julkishallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioita kehittämään kokonaisarkkitehtuurityötään ja saamaan siitä konkreettisia hyötyjä.