Kolme helppoa tapaa aloittaa koko­nai­sark­ki­teh­tuu­rin hyödyntäminen heti

Kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture) on lähestymistapa, jota kenenkään johtajan ei kannata ohittaa. Muutostarpeiden ristitulessa saat siitä apua niin halutun suunnan valitsemisessa kuin sen pitämisessäkin. Se tuo suunnitteluun ja päätöksentekoon järjestelmällisyyttä ja valmista pohjamateriaalia. Se on johtamisjärjestelmän olennainen osa siinä missä strategiatyö, kehittämispäätösten tekeminen, salkunhallinta ja projektityömallikin.

Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa hyötyjä vain silloin, kun sitä hyödynnetään. Käytännössä hyödyntäminen on yhteistyötä ja vuoropuhelua, jossa katsellaan ja työstetään ylätason arkkitehtuurikuvauksia. On tietysti suositeltavaa laatia aiheesta kevyt suunnitelma, mutta vauhtiin voi päästä myös nopeammin.

Poimi siis seuraavasta top 3 -vinkit kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämiseen!

Strategian ja sen toimeenpanon suunnitteluun saat kelvon rakenteen kyvykkyyksistä. Kyvykkyyksien avulla varmistat, että kaikki strategiatyöhön osallistuvat tietävät tarkalleen, mistä milloinkin puhutaan.

Tarvitset aivan ensiksi kyvykkyyskartan, joka tiivistää organisaatiosi toiminnan yhteen kuvaan. Kyvykkyyskartalle kirjataan asiat, joita organisaatiosi pitää pystyä tekemään, jotta se täyttäisi tavoitteensa. Tunnistamistasi kyvykkyyksistä saat näppärän rakenteen, jonka avulla asioita voi luokitella ja visualisoida. Kyvykkyyksien kautta voit konkretisoida nykytilan kehittämistarpeita, tuoda esiin valitut strategiset painopisteet ja asemoida suunnitellut kehittämistoimenpiteet (kuten hankkeet ja projektit, henkilöstön osaamisen kehittämisen ja rekrytoinnit). Jopa budjetin voi sitoa kyvykkyyksiin. Ei ole enää epäselvyyttä siitä, kuinka strategia jalkautetaan ja millaisia vaikutuksia sillä on organisaation toimintaan! Ja jos haluat viedä kyvykkyyskartan vielä pidemmälle, voit kuvata myös kunkin kyvykkyyden toteutuksen: mitä prosesseja tarvitaan, mitä järjestelmiä käytetään, millaisia tietoja käsitellään, mikä organisaation osa siitä vastaa ja mitä osaamista tarvitaan – nyt ja tulevaisuudessa.

Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa voi yhteisen näkemyksen kyvykkyyskartasta saada aikaan jo palaverissa tai parissa. Suuremmissa tai siiloutuneemmissa organisaatioissa aikaa kuluu enemmän, koska kartan työstämiseen on syytä osallistaa johtoa ja asiantuntijoita organisaation lähes joka kolkasta. Ydintoiminnan osalta kyvykkyyksiä on hyvä olla 10–30, jotta määrä pysyy hallittavana. Johtamis- ja tukikyvykkyyksistä voi tulla suunnilleen saman verran lisää.

Tietojärjestelmäkartta kuuluu niihin kokonaisarkkitehtuurin peruskuvauksiin, joiden hyödyntämättä jättämistä on vaikea perustella. Ideana on listata kaavioon organisaatiossa käytössä olevat tietojärjestelmät käyttötarkoituksineen. Kun kuvausta vielä höystetään esimerkiksi elinkaari-, kriittisyys-, laatu- ja kustannustiedoilla, tuottaa se tiiviin ja kattavan tilannekuvan organisaation IT:stä. Se kannattaa ilman muuta ottaa mukaan tietohallinnon suunnitteluun ja päätöksentekoon.

Jonkinlainen tietojärjestelmäkartta varmaan löytyy tietohallinnosta kuin tietohallinnosta, mutta kattava kuvaus järjestelmien välisistä tietovirroista tai integraatioista on paljon harvinaisempi. Kuvauksen tuottamiseen menee aikaa, mutta se on vaivan arvoista. Tietovirtakaaviota voi hyödyntää esimerkiksi on järjestelmäkehityksessä. Kun suunnitellaan tietojärjestelmän uudistamista tai peräti uusimista, voidaan napata kiinni järjestelmäelementistä ja katsoa, mitä yhteyksiä seuraa perässä. Eipähän unohdu yksikään kriittinen integraatio! Myös tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan parissa työskentelevät kiittävät kuvauksesta, joka kertoo yksiselitteisesti, mitä tietoja järjestelmien välillä liikkuu.

Kokonaisarkkitehtuuri tuo lisää ryhtiä myös yksittäisiin kehittämisprojekteihin ja -hankkeisiin. Parhaimmillaan tämä onnistuu hyvinkin pienellä lisätyöllä. Kyseessä on peräti kokonaisarkkitehtuurin helpoin käyttökohde. Ei siis ole mitään syytä jättää sitä väliin!

Kokonaisarkkitehtuuri jalkautuu kehittämiseen niin, että projektilta vaaditaan määrämuotoinen arkkitehtuurikuvaus. Voit kutsua sitä vaikka ratkaisuarkkitehtuuriksi. Ensimmäinen versio kuvauksesta kannattaa laatia jo silloin, kun projektia ja siinä toteutettavaa ratkaisua vasta ideoidaan.

Aluksi tunnistetaan ja kuvataan ratkaisun laajuus ja riippuvuudet: mihin kyvykkyyksiin, organisaation osiin, sidosryhmiin ja tietojärjestelmiin ratkaisulla on vaikutusta tai muu olennainen riippuvuus? Voit halutessasi laajentaa kuvausta ratkaisussa käsiteltäviin tietoryhmiin sekä prosesseihin, jotka tulevat muuttumaan. Ja kun olet valmis siirtymään ratkaisuarkkitehtuurissa seuraavalle tasolle, voit kuvata ratkaisun hyödyntämistä (esimerkiksi karkean tason prosessikuvauksena) sekä ratkaisuun sisältyvät tietojärjestelmät ja niiden väliset tietovirrat.

Laajuuden ja riippuvuuksien kuvaus on kätevä muistilista asioista, joihin ratkaisun tarkemmassa suunnittelussa tulee pureutua. Minkä tahojen kanssa on sovittava uusista toimintatavoista, ketkä tulee kouluttaa, mitkä liittymät on suunniteltava? Tuleeko uusia järjestelmiä, mitä uudistetaan, mitä taas jää pois käytöstä? Perusasioita ehkä, mutta sitä nolompaa ne on unohtaa. Myös ratkaisujen vertailu on helpompaa, kun kaikki on kuvattu saman sapluunan mukaan. Ratkaisuarkkitehtuurin avulla myös varmistat, että kaikki ymmärtävät ratkaisun ja projektin sisällön suunnilleen samalla tavalla. Sen voi jopa lähettää potentiaaliselle toimittajalle tarjouspyynnön liitteenä.

Miten ratkaisusuunnittelu sitten liittyy kokonaisarkkitehtuuriin? Laajuuden ja riippuvuuksien tunnistaminen on paljon helpompaa, jos käytettävissä on valmis lista kyvykkyyksistä, toimijoista, tietojärjestelmistä, tietoryhmistä ja prosesseista. Nämä ovat kokonaisarkkitehtuurin perussisältöjä ja ratkaisuarkkitehtuurin kautta ne tulevat hyödynnetyiksi kuin itsestään.

Lisää oppeja kokonaisarkkitehtuurista ja sen hyödyntämisestä saat tuoreesta kirjasta Kokonaisarkkitehtuuri – Oppaasi organisaation muutosmatkalla.

Eetu Niemi (KTM, FT) on pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti. Hän on auttanut useita kymmeniä julkishallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioita kehittämään kokonaisarkkitehtuurityötään ja saamaan siitä konkreettisia hyötyjä.