Kolme tärkeintä pointtia, jotka johtajan pitäisi tietää koko­nai­sark­ki­teh­tuu­ris­ta

Kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture) on menetelmä, joka tukee muutoksen johtamisessa, auttaa päätöksenteossa, parantaa viestintää, vähentää riskejä ja tuo ryhtiä kehittämiseen.

Ehkä et aiemmin ole törmännyt kokonaisarkkitehtuuriin. Miksi tällaista ihmettä ei usein mainita sanallakaan bisneskirjallisuudessa tai johtamisen opinnoissa? Ehkä syynä on se, että asia saatetaan kokea monimutkaiseksi ja tekniseksi. Kuulostaahan jo termikin niin kokonaisvaltaiselta, että siitä on vaikea saada otetta! Kokonaisarkkitehtuuri ei silti ole rakettitiedettä, vaan kyse on pohjimmiltaan suunnittelusta ja viestinnästä.

Jokaisen johtajan on hyvä tietää perusasiat kokonaisarkkitehtuurista ja sen hyödyntämisestä. Siitä voi olla odottamatonta hyötyä, kun eteesi seuraavan kerran tulee monimutkainen suunnittelu- tai päätöksentekotilanne. Tätä voimavaraa et halua jättää käyttämättä!

Kokonaisarkkitehtuuri on strateginen menetelmä muutoksen johtamiseen. Se on myös suunnitelmia ja dokumentaatiota, koska siinä ylläpidetään kuvauksia organisaatioon kuuluvista asioista ja niiden välisistä riippuvuuksista. Tyypillisiä kuvattavia asioita ovat esimerkiksi kyvykkyydet, palvelut, prosessit, tiedot, tietojärjestelmät ja teknologiat.

Kokonaisarkkitehtuurin ideana on näiden arkkitehtuurisisältöjen hyödyntäminen suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tämä tapahtuu organisaation eri toiminnoissa, joita kokonaisarkkitehtuuritoiminto tukee.

1. Yhdistää liiketoiminnan, teknologian ja johtamisen

Kokonaisarkkitehtuuri ei ole vain tietohallinnon hommaa vaan osa organisaation johtamisjärjestelmää. Se liittää yhteen strategian, liiketoiminnan, teknologian ja kehittämisen. Kyvykkyydet auttavat hahmottamaan, miten näitä elementtejä kannattaa johtaa ja kehittää tavoitteiden saavuttamiseksi.

2. Auttaa hallitsemaan kokonaisuuksia, riippuvuuksia ja kehittämistarpeita

Jos kokonaisuutta ja riippuvuuksia ei tunneta, ovat johtaminen ja muutokset mutua. Asiat voivat olla monimutkaisia, mutta kokonaisarkkitehtuuri tuo niiden rakenteet sekä riippuvuudet näkyviksi ja ymmärrettäviksi. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuria hyödynnetään esimerkiksi strategisen suunnittelun pohjamateriaalina, strategian toimeenpanon suunnittelussa, kehitysideoiden priorisoinnissa sekä projektien ja hankkeiden lähtökohtana.

3. Tehdään kevyesti ja tarveperusteisesti, mutta kuitenkin yhtenäisellä tavalla

Kokonaisarkkitehtuuria voi soveltaa kevyesti, ketterästi ja kustannustehokkaasti. Vaikka olemassa on valmiita viitekehyksiä, on oleellista valita toimintatavat, jotka sopivat oman organisaation tarpeisiin. Kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen tulee rakentaa sisään nykyisiin toimintatapoihin, kuten strategiaprosessiin ja projektimalliin. Se ei jalkaudu päälle liimatulla byrokratialla.

Ehkä teillä jo tehdään kokonaisarkkitehtuurityötä? Arkkitehtuuritoiminnon vetäjän tunnistaa esimerkiksi pääarkkitehdin tai kokonaisarkkitehdin tittelistä. Käykää yhdessä läpi, missä kokonaisarkkitehtuuri voisi sinua auttaa. Sinun ei tarvitse itse etsiä tai edes ymmärtää kokonaisarkkitehtuurikuvauksia. Kokonaisarkkitehti kyllä auttaa niiden tulkitsemisessa.

Jos taas organisaatiossasi ei tehdä mitään kokonaisarkkitehtuuriin viittaavaakaan, olisiko aika aloittaa? Alkuun pääsee delegoimalla asian koko- tai puolipäiväisen henkilön harteille. Ette tarvitse massiivisia kuvauksia tai kalliita työvälineitä. Työn käynnistäminen ei ole ylenmääräisen vaikeaa tai kallista, mutta voit välttää pahimmat miinat ottamalla mukaan kokeneen sparraajan.

Käytännön oppeja kokonaisarkkitehtuurista ja sen hyödyntämisestä saat huhtikuussa 2024 ilmestyvästä kirjasta Kokonaisarkkitehtuuri – Oppaasi organisaation muutosmatkalla.

Eetu Niemi (KTM, FT) on pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti, joka on myös väitellyt aiheesta. Hän on auttanut useita kymmeniä julkishallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioita kehittämään kokonaisarkkitehtuurityötään ja saamaan siitä konkreettisia hyötyjä.