Miten ja miksi ylläpitäisin asiakasrekisteriäni?
Asiakasrekisterien ylläpitoon tarkoitetut ohjelmat ovat tulleet jäädäkseen. CRM-järjestelmistä löytyy tuhansien yritysten ja asiakkaiden tiedot, jotka useasti jäävät ensimmäisen talletuskerran jälkeen päivittämättä. Tiedot muuttuvat jatkuvasti ja tietojen ylläpitäminen on raskasta. Myös laki määrää paljon, mitä tietoja voidaan varastoida, sillä monien yrityksien asiakasrekisterit ovat kokeneet suuria muutoksia GDPR:n takia.
Asiakasrekisterin päivittäminen on jatkuvaa työtä
"Kyllä meidän myyjät asiakkaansa tuntevat" on ehkä yksi yleisimmin kuulemistani lausahduksista. Ja näin varmasti onkin, mutta ei myyjäkään loputtomiin ihmeisiin pysty. Kun asiakasrekisterillä on kokoa tuhansia rivejä, vaatisi melkoista järjestelmällisyyttä ja roppakaupalla aikaa käydä kaikki systemaattisesti läpi – ja aloittaa sitten taas kaikki alusta. Asiakasrekisterin päivittäminen kun ei ole mikään projekti, vaan jatkuvaa työtä. Rekisterin ylläpitämisen on oltava proaktiivista, sillä kuka jaksaa soitella kaikille yhteistyökumppaneilleen työpaikan vaihdosta, uudesta tilinpäätöksestä tai pienestä yritysostosta? Tämän tuntuu moni johtaja unohtavan.
Lue myös: CRM johdon työkaluna
Puutteelliset asiakasrekisterit
Ei ole varsinaisesti mikään salaisuus, että yritysten rekisterit ovat lähtökohtaisesti melko huonossa kunnossa. Epäileville mielille tarjoamme asiakasrekisterin analyysiä, joka yleensä herättääkin ikävästi todellisuuteen. On pikemminkin sääntö kuin poikkeus, että yritysten rekisterissä on jopa yli 20 prosenttia lopettaneita yrityksiä, ja passiivisia henkilöitä vieläkin enemmän.
Vuonna 2015 pörssiyhtiön keskimääräinen elinikä oli tutkimuslaitos BCG Henderson Instituten mukaan 20 vuotta. Vuonna 1950 se oli 55 vuotta. Vuonna 2012 S&P 500 -listalla olevien suuryritysten keskimääräinen elinikä oli 15 vuotta. Vuonna 1920 elinikä oli 67 vuotta. Bureau of Labor Statisticsin tekemän tutkimuksen mukaan työntekijä viihtyy keskimäärin 4,6 vuotta samassa työpaikassa. Meidän yritystietokannassa keskimäärin 2000 yrityksen tiedoissa tapahtuu jokin muutos joka päivä.
Asiakasdata päivittyy jatkuvasti ja tämä on nähtävissä CRM-järjestelmien suurimmissa haasteissa. Puutteellinen data on ongelma varsinkin isommilla yrityksillä, joilla asiakasmäärät ovat suuria.
Lue myös: Mitä tarkoittaa rahassa, jos asiakastiedot ovat väärin?
Asiakasrekisteri on liiketoiminnan ydin
Asiakasrekisteri ei ole mikään kaikkiruokainen kaatopaikka, vaan tarkkaan suunniteltu ja määritelty liiketoiminnan ydin. Maksava asiakas on normaalin, markkinataloudessa elävän yrityksen elinehto. Mikään ei ole sen parempaa materiaalia liiketoiminnan ennustamiselle kuin nykyinen ja potentiaalinen asiakaskunta. Juuri sen takia on elintärkeää pitää asiakasrekisteri kunnossa ja ajan tasalla. Sinne ei saa dumpata kaiken maailman ostorekistereitä ja käsin kerättyjä liidilistoja. Kampanjakäyttöiselle ostorekisterille on toki hetkensä, mutta sitä ei saa sekoittaa asiakas- tai markkinointirekisteriin. Mikäli tietoa ei päivitetä, ei sen paikka ole yhdessäkään crm:ssä, asiakas- tai markkinointirekisterissä.
Miten päivitän asiakasrekisteriä?
Asiakasrekisterin päivittämiseen kuitenkin löytyy keinot. Esittelemme muutaman
- Kannusta henkilöstöä päivittämään tietoja säännöllisesti – Varmista, että kaikki CRM-järjestelmää käyttävät työntekijät ymmärtävät tietojen ajan tasalla pitämisen tärkeyden ja rohkaise heitä tarkistamaan ja päivittämään järjestelmän tiedot säännöllisesti.
- Käytä CRM-järjestelmän omaa dataa – Jotkin CRM-järjestelmät pitävät omaa kantaa eri yrityksistä. Dataa on vähän ja se ei ole aina luotettavinta Suomen markkinoilla, sillä sitä ei päivitetä aktiivisesti. Se on kuitenkin yksi varteenotettava keino ylläpitää tietoja, jos ei halua maksaa ylläpidosta. Kannattaa selvittää oman CRM-järjestelmän osalta, tarjoaako se tällaista ominaisuutta.
- Seuraa toimimattomia sähköpostiosoitteita – Monet sähköpostiohjelmat kertovat, jos osoite ei enää toimi. Tästä voidaan useasti päätellä, että kyseinen henkilön sähköposti ei enää toimi, jolloin hän ei ole enää yrityksen palveluksessa. Näin voidaan poistaa turhat yhteyshenkilöt. Kuitenkin varovaisuuden periaatetta noudattaen, sillä saadut ilmoitukset eivät aina ole luotettavia varsinkaan sähköpostimarkkinoinnin ohjelmissa.
- Alma Tietohuolto – Tietohuolto-palvelu on CRM-integraatio, joka ylläpitää asiakasrekisterin tietoja automaattisesti ajan tasalla. Sen avulla asiakasrekisterin päivitys, rikastaminen ja ylläpito on helppoa ja se auttaa säilyttämään asiakasrekisterin arvon. Tietohuollolla pystytään päivittämään yrityksen tiedot, mutta myös rikastamaan sitä esimerkiksi päättäjien tiedoilla. Yhteyshenkilötietoja rikastamme uniikilla Päättäjät ja vaikuttajat -datalla, joka perustuu sekä henkilön titteliin, että tarkastettuun vastuualueeseen.
Jos tarvitset apua asiakasrekisterin päivittämisessä, anna meidän auttaa. Asiakasrekisterin huoltotyöt voi myös automatisoida, jolloin rekisteri on aina iskussa.
