Päätöksenteko tarvitsee ilmatilaa ja märehtimisen lopettamista – maaginen mutka lenkkipolussa ja muita mielen apukeinoja

Oma lenkkipolkuni on aina sama. Tuntuu mukavalta vain antaa mennä ilman, että tarvitsee uhrata ajatustakaan reitin valinnalle. Samalla tulee testatuksi päivän kunto, eli montako minuuttia matkaan kuluikaan tällä kertaa.

Reitin loppupuolella, metsän siimeksessä, on maaginen mutka. Sen kohdalla olen hyvin usein yllättynyt iloisesti – vaikea valinta on selkeytynyt, työprosessin seuraava askel kiteytynyt tai tulevan esityksen rakenne hahmottunut. Jokin päätöksen tekemiseen liittyvä asia on siis nytkähtänyt eteenpäin. Samalla kun happirikas ilma on kirkastanut ajatteluani, päätöskin on saanut ilmatilaa syntyäkseen.   

Päätöksenteon ongelmat ovat kaikille tuttuja. Joka kerta kysyessäni yleisöiltäni tai verkostoiltani, mitä haasteita he ovat kokeneet omissa työyhteisöissään on kärkipäässä tietty ongelma: päätöksiä ei tehdä. Prosessi junnaa paikallaan. Ulos ei tule mitään, tai jos tulee, pahasti viiveellä.

Kukaan ei tietenkään halua aiheettomasti viivästyttää päätöksentekoa. Omakohtaisesti kuitenkin tiedämme, mistä on kyse. Päässämme pomppii päätösaihioita ja niihin liittyviä tekijöitä kuin kumipalloja. Ne kimpoilevat seinästä seinään, eikä niitä tahdo saada millään kiinni.

Seurauksina ovat menetetyt mahdollisuudet, toteutuneet uhat, surkastunut motivaatio, epäusko työyhteisön onnistumiseen.

Toki liian nopeasti tehty päätös voi myös aiheuttaa ongelmia. Nopeasti muuttuvassa maailmassa kyky nopeaan reagointiin on silti useimmiten iso valttikortti.

Lenkkipolun maaginen mutka tuo helpotusta omaan päätöksentekooni. Miten? Ensinnäkin lenkkipolku merkitsee irrottautumista työn ääreltä. Etäisyyden ottaminen päätettävänä olevaan asiaan on yksi asiantuntijoiden suosituksista. Sen voi toteuttaa paitsi nukkumalla yön yli myös paikkaa vaihtamalla.

Toiseksi liikunta parantaa tunnetusti aivojen toimintaa. Aivoliitto ry kertoo, miksi näin on: aivosolujen kasvutekijän neurotropiinin määrä lisääntyy merkittävästi aerobisen liikunnan ansiosta ja näin syntyy lisää aivosoluja hippokampuksen alueella. Prosessointinopeus, toiminnanohjaus ja muisti paranevat. Tämä koskee niin nuoria kuin vanhojakin. Liikunnan aikana eri aivoalueet tekevät aktiivista yhteistyötä.

Tämä etäisyyden ottamisen ja liikunnan tuoma apu päätöksenteolle on meille korvaamattoman tärkeää, kun teemme epävarmuuden vallitessa päätöksiä asioista, jotka ovat monimuotoisia, uudenlaisia ja seurauksiltaan epäselviä. Daniel Kahnemannin tunnetuksi tekemä jako tietoisten ja tiedostamattomien päätösten välillä (System 1 ja 2) tuo esille sen, että tietoiset päätökset edellyttävät meiltä syvälle menevää paneutumista ja kovaa työntekoa. Mahdollisuuden tähän meille luovat automaattisesti synnyttämämme, tiedostamattomat päätökset, jotka edustavat 90–95 prosenttia kaikista tekemistämme päätöksistä.

Etäisyyden ottaminen ja liikunta eivät ehkä vielä riitä pitämään päätöksentekoamme tehokkaana. Yleinen ongelma on, että jäämme helposti pyörittämään yhä uudestaan mielessämme erilaisia kielteisiä ajatuskulkuja. Jordan Birnbaum kutsuu tätä märehtimiseksi ja tarjoaa apuvälineeksi kognitiivisen budjetin konseptia. 

Koska ajattelukykymme ja käytettävissä olevan energian määrä ovat rajalliset, kannattaa meidän käyttää ne harkiten. Kognitiivisen ponnistelun ”budjetointi” liittyy siis laajasti kaikkeen ajatteluumme ja voi tästä syystä tuoda selkeää helpotusta päätöksentekoon.

Ensimmäinen vaihe on tunnistaa, milloin märehtiminen on käynnissä, eli milloin ajattelumme on haitallista ja tuottamatonta. Tämän tiedostamisen pohjalta tulee pyrkiä korjaamaan oman ajattelun fokusta. Birnbaum toteaa, että pelkällä tahdonvoimalla tämä ei useinkaan onnistu, vaan kannattaa kysyä itseltään esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Mitkä asiat puhuvat tämän vaihtoehdon puolesta, mitkä vastaan? Pohjaanko arviointini tunteelle vai faktoille? Jätänkö joitain tekijöitä huomiotta?

Oman ajattelun fokus muuttuu, kun listaa konkreettisesti muistiin sekä ne asiat, joihin haluaa kohdistaa pohdintaa, että ne asiat, jotka ovat märehtimistä – ja joita siis tulisi välttää. Tämä kaksiosainen lista on oma kognitiivinen budjetti. Sitä kannattaa pitää näkyvillä jatkuvasti. Viiden minuutin ajan varaaminen listan tarkasteluun joka päivä on varmasti tuloksekas investointi.

Kun huomaa selkeitä tuloksia, tyytyväisyyden tunne lisääntyy. Kumipallot saa kiinni helpommin, kielteisten ajatusten märehtiminen katkeaa alkuunsa. Puitteet paremmalle päätöksenteolle ovat olemassa. 

Lenkkipolun maagiseen mutkaan liittyy vielä yksi tärkeä seikka. Jos yrittää saada ideoita syntymään sen kohdalla, voi olla lähes varma siitä, että niin ei tapahdu. Mutkan teho häviää, jos tulosta koetetaan tehdä pakolla. Päätöksenteon ilmatila merkitsee siis myös ajattelun vapautumista liian tiukoista tavoitteista, jotka usein kahlitsevat luovuuttamme.

Päivi Heikinheimo on kirjoittanut päätöksenteosta kirjan Päätöksen juoni – Miten johdan parempiin päätöksiin (Alma Talent 2021).