Vauhdita uudistumista 80/20-säännön avulla

Kiihtyvä muutosvauhti on ajanut organisaatiot haastavaan tilanteeseen. Yhä suurempi osa yritysten investoinneista kohdistuu nykyisen liiketoiminnan ylläpitämiseen, geopoliittisten, taloudellisten, regulatoristen ja teknologisten haasteiden keskellä. Tämä tekee markkina-aseman säilyttämisestä koko ajan kalliimpaa ja samalla organisaation uudistumisesta entistä haastavampaa.

Kiihtyvä muutosvauhti johtaa siihen, että organisaatioissa yritetään viedä käytäntöön useita samanaikaisia muutoksia ilman systemaattista tapaa johtaa muutoksen inhimillistä puolta. Tulokset jäävät usein odotuksista. Monet muutoshankkeet epäonnistuvat tai jäävät kesken aikapaineessa tai resurssien ollessa riittämättömät. Monissa tapauksissa organisaatioiden kyky omaksua uusia muutoksia on yksinkertaisesti ylittynyt.

Jatkuvassa muutoksessa ja epävarmuudessa navigoimiseen on kuitenkin työkalu, joka auttaa fokusoimaan oikeisiin asioihin, priorisoi käytettävissä olevat resurssit ja auttaa säilyttämään suunnan kirkkaana epävarmuudesta huolimatta. Strategia yhdistettynä 80/20-sääntöön on parhaimmillaan muutoksen työkaluna.

Strategiasta käytäntöön – 80/20-sääntö uudistumisen vauhdittajana -kirja lähtee liikkeelle siitä, mihin perinteinen strategiakirja loppuu. Kirjan keskeisenä teemana on muutos ja se, miten se ajetaan onnistuneesti läpi organisaation.

Kirjan punaisena lankana toimii Pareton periaate, joka on tullut tunnetuksi 80/20-sääntönä. Sen mukaan lähes missä tahansa tekemisessä on tunnistettavissa pieni osuus, joka aikaansaa suurimman osan tuloksista. 80/20-sääntö pätee myös strategiatyöhön ja muutoksessa onnistumiseen. Mitkä ovat ne 20 prosenttia, joiden avulla aikaansaadaan 80 prosenttia strategian tuloksista?

Kiihtyvän muutosvauhdin ja jatkuvien haasteiden keskellä organisaatiot tasapainoilevat usein rajallisten resurssien ja kasvavien vaatimusten kanssa. Tässä ympäristössä 80/20-sääntö tarjoaa strategisen työkalun, joka auttaa tunnistamaan ja keskittymään niihin kriittisiin alueisiin, jotka vaikuttavat eniten organisaation tavoitteiden saavuttamiseen. Sen sijaan, että yritettäisiin tehdä kaikkea kerralla – mikä usein johtaa pirstaleisiin ponnisteluihin ja vaatimattomiin tuloksiin – organisaatiot voivat käyttää 80/20-sääntöä priorisoidakseen ne muutokset, jotka todennäköisimmin johtavat tavoiteltuun lopputulokseen.

Muutoksen muotoilu osana strategiaa tarkoittaa prosessia, jossa organisaatio määrittelee tavoiteltavan tulevaisuuden tilan ja suunnittelee konkreettiset askelmerkit sen saavuttamiseksi. Se on olennainen osa strategiatyötä, joka vaatii sekä luovuutta että analyyttistä ajattelua. Muutoksen muotoilussa keskeistä on ymmärtää, että muutos ei tapahdu lineaarisesti tai ennakoitavasti, vaan se on iteratiivinen prosessi, jossa jatkuva oppiminen ja sopeutuminen ovat välttämättömiä.

Muutoksen muotoilun ensimmäinen askel on vision luominen – selkeä ja inspiroiva kuva siitä, mihin organisaatio pyrkii. Tämä visio toimii organisaatiota ohjaavana tekijänä koko muutosprosessin ajan, auttaen ylläpitämään suuntaa ja motivaatiota haasteiden keskellä. Seuraavaksi tulee nykytilan analyysi: missä organisaatio on nyt suhteessa tavoiteltuun tulevaisuuden tilaan?

Tämän jälkeen keskitytään tunnistamaan ne 20 prosenttia toimenpiteistä, jotka vaikuttavat 80-prosenttisesti strategian onnistumiseen. Tämä voi tarkoittaa keskittymistä tiettyihin avainprosesseihin, keskeisiin asiakkuuksiin tai kriittisiin teknologisiin investointeihin, jotka mahdollistavat suurimmat parannukset suorituskyvyssä tai kilpailukyvyssä. Priorisoimalla tarvittavat muutokset, organisaatiot voivat varmistaa, että niiden rajalliset resurssit – olipa kyse sitten ajasta, rahasta tai henkilöstön osaamisesta – käytetään mahdollisimman tehokkaasti.

Kun muutostarpeet on tunnistettu, suunnitellaan konkreettiset toimenpiteet niiden toteuttamiseksi. Tärkeää on asettaa selkeitä, mitattavia tavoitteita ja määritellä vastuut. Muutoksen johtaminen strategian avulla edellyttää kuitenkin enemmän kuin pelkän suunnitelman laatimista.

Hyväkään strategia ei nimittäin johda itse itseään. Se vaatii johtajuutta, joka pystyy inspiroimaan ja sitouttamaan henkilöstön yhteisen vision saavuttamiseen. Myös johtamisen on oltava joustavaa ja kyettävä muuttumaan tarpeen mukaan, jotta se voi tukea strategian toteutumista tehokkaasti. Tämä tarkoittaa, että johtamiskäytänteitä ja -järjestelmiä on tarkasteltava ja uudistettava säännöllisesti, jotta ne vastaavat parhaiten organisaation strategisia tavoitteita.

Soveltamalla 80/20-sääntöä muutoksen muotoiluun, organisaatiot voivat tunnistaa ne 20 prosenttia esteistä tai haasteista, jotka aiheuttavat 80 prosenttia ongelmista muutosprosessin aikana. Se auttaa kohdentamaan toimenpiteitä ongelmien juurisyiden poistamiseen, mikä puolestaan nopeuttaa merkittävästi muutoksen läpivientiä.

Strategiasta käytäntöön – 80/20-sääntö uudistumisen vauhdittajana auttaa tunnistamaan elementit, joiden varaan moderni, menestyksekäs strategia ja sen toteutus rakentuvat, ja tarjoaa ohjeita siihen, miten strategia eletään arjessa todeksi niin liiketoiminnan, myynnin, markkinoinnin, HR:n kuin viestinnän näkökulmista. Kirjaa varten on haastateltu kymmeniä suomalaisia johtajia, yrittäjiä, omistajia ja hallitusammattilaisia.

Riikka Tanner on muutoksen johtaja ja asiakaskeskeisen ja ihmislähtöisen strategiatyön edelläkävijä, jolla on yli 15 vuoden kokemus liiketoiminnan kehittämisestä, strategiatyöstä ja muutoksen johtamisesta suomalaisissa ja kansainvälisissä konsultointi-, design-, IT- ja teknologiayhtiöissä.