Yrityksen compliance määräytyy pitkälti sen mukaan, miten yksilöt yrityksessä toimivat
Toimivan compliance-ohjelman resepti on selvä: tunnista riskit, rakenna politiikat ja kontrollit, kouluta henkilöstö sekä varmista riittävät menettelyt huolenaiheiden ja compliance-rikkomusten ilmoittamiselle ja selvittämiselle.
Tärkein kysymys on kuitenkin, toimiiko se. Auttaako ohjelma organisaation nimissä toimivia yksilöitä tekemään oikeita valintoja arjen kiireessä ja paineen alla?
Compliance-ohjelma voi olla tuloksellinen ainoastaan silloin, kun se on rakennettu palvelemaan organisaation kannalta keskeisten riskien hallintaa. Riskiarvio, joka porautuu syvälle organisaation käytännön liiketoiminnan tilanteisiin ja ymmärtää ihmisen käyttäytymiseen liittyvää psykologiaa, on muodollisten rakenteiden perusta. Näiden tunnistettujen riskien hallitsemiseksi syntyvät politiikat ja ohjeistukset, jotka puolestaan heräävät henkiin vaikuttavan koulutuksen ja viestinnän muodoissa.
Ja koska yksikään organisaatio ei elä tyhjiössä tai muodostu roboteista, käytännössä eteen tulee tilanteita, joissa eettinen harkinta pettää, oikea toimintapa ei ole selkeä, ihmiset kaipaavat tukea ja väärinkäytökset kaipaavat selvitystä.
Näissä tilanteissa kriittisiä elementtejä ovat compliance-ohjelman ilmoittamiskäytännöt sekä prosessit väärinkäytösten selvittämiseksi ja ihmisten tukemiseksi harmaalla alueella. Compliance-käytäntöjen tulee huomioida toiminta omassa työyhteisössä sekä vuorovaikutustilanteet asiakkaiden, kilpailijoiden ja kolmansien osapuolten kanssa ja ulottua myös yrityskauppatilanteisiin.
Compliance-riskien arviointiin ei ole olemassa yhtä kaiken kattavaa mallia, vaan jokaisen organisaation tulee tehdä oma riskiarviointinsa yrityksen koko, liiketoiminnan luonne, organisaatiorakenne ja toimintojen maantieteellinen hajautuminen huomioon ottaen.
Seuraava kysymyspatteristo antaa kuitenkin yleiskuvan compliance-riskiarviolle keskeisistä kysymyksistä. Saadut vastaukset herättävät usein mielenkiintoisia lisä¬kysymyksiä, jotka voivat olla arvokkaita compliance-riskiprofiilin määrittelyssä.
- Mitkä ovat organisaatiosi/vastuualueeseesi tärkeimmät tavoitteet?
- Minkälaisissa tilanteissa asiat voisivat mennä pieleen?
- Mitkä ovat keskeiset tekemistä ohjaavat säännöt, politiikat ja ohjeet?
- Miten organisaation arvoista ja keskeisistä säännöistä viestistään?
- Miten seurataan, että asiat sujuvat pelisääntöjen mukaan?
- Minkälaisia kirjoittamattomia sääntöjä tunnistat?
- Mitä sinulle tarkoittaa menestys? Millainen on hyvä suoriutuja? Miten hyvää suoritusta palkitaan tai huonoa sanktioidaan?
- Miten mahdollisia ongelmia, puutteita, huolenaiheita seurataan?
- Minkälaisia epäkohtia tai ongelmia on organisaation menneisyydessä? Miten niihin on reagoitu?
- Minkälaisia muutoksia on näköpiirissä (esim. fuusiot, yrityskaupat, organisaatiomuutokset, johtajavaihdokset, jne.)?
- Miten kuvailisit yrityskulttuurianne?
- Mikä pitää sinut öisin hereillä?
Sitoutuminen eettisesti kestävään liiketoimintaan ei ole vain sanoja paperilla tai toimitusjohtajan puheenvuoroissa. Eettisesti kestävä liiketoiminta on jokaisessa vuorovaikutustilanteessa ja päätöksessä mukana kulkeva ajattelutapa, filosofia. Nopeatempoisessa ja verkottuneessa maailmassa eettiset näkökohdat eivät ole ylellisyyttä, vaan perusedellytys luottamuksen rakentamiselle ja kestävän menestyksen saavuttamiselle.
**
KTT Niina Ratsula, kestävän työelämän vaikuttaja, on työskennellyt lähes 20 vuotta compliance-ohjelmien, governancen ja eettisen liiketoiminnan parissa sekä pörssiyrityksissä että neuvonantajana perustamassaan Code of Conduct Companyssa. Ratsula on myös co-founder Nordic Business Ethics -aloitteessa, jonka tavoitteena on tuoda faktapohjaista tietoa kestävän työelämän haasteista Pohjoismaissa sekä luoda alusta compliancen parissa työskenteleville ammattilaisille.
Miten väärinkäytöksiä ja epäasiallista käytöstä voidaan ehkäistä ja tunnistaa?
Ethics & Compliance -ohjelman tavoitteena on auttaa organisaatiota varmistamaan, että sen toiminta on lainsäädännön vaatimusten mukaista ja eettisesti kestävällä pohjalla. Tavoitteena ei ole tuottaa dokumenttitulvaa tulevien oikeudenkäyntien turvaksi, vaan muokata ihmisten ajattelua, uskomuksia ja käyttäytymistä.
