Asian­ajo­toi­mis­to Lexia otti DOKSin käyttöönsä ensimmäisten joukossa – “Sääntelyä ei pysty noudattamaan ilman automaattista järjestelmää”

Asianajotoimisto Lexia oli yksi ensimmäisistä yrityksistä, jotka kääntyivät Suomen tunnistetieto Oy:n SaaS-palvelun DOKSin puoleen. DOKS tarjoaa helpon ratkaisun rahanpesulain velvoitteiden tehokkaaseen hoitoon, kertoo Lexian Chief Data Officer Robin Eklund.

Viiden vuoden yhteistyö on osoittanut, että asianajotoimisto Lexian omat lailliset velvoitteet tulevat hoidettua helposti ja vaatimusten mukaisesti DOKSin avulla.

– Toukokuussa 2019 aloitimme kokeilun ja kesän aikana totesimme, että pilotti kannatti. Aluksi ajoimme DOKSin avulla sisään uudet asiakkuudet, ja vuoden aikana saimme myös meidän olemassa olevat asiakkaat järjestelmään, Lexian Chief Data Officer Robin Eklund muistelee.

Suomessa uudistettiin rahanpesulakia vuonna 2017, jonka seurauksena laajennettiin rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen velvoitteita. Tämä tarkoitti, että entistä useammalla yrityksellä ja toimijalla oli velvollisuus tunnistaa ja raportoida epäilyttävää toimintaa. Lisäksi uudistus vahvisti vaatimuksia asiakkaan tuntemisesta (KYC – Know Your Customer) ja asiakassuhteen jatkuvasta seurannasta.

Yritysten oli tarkemmin tunnistettava asiakkaansa, ja seurattava heidän toimintaa täyttääkseen lainsäädännön vaatimukset.

Vastauksena uudistuksen tuomiin vaateisiin Lexia aloitti yhteistyönsä DOKSin kanssa. Käyttöönoton jälkeen DOKS osoittautui vakaaksi ja luotettavaksi ratkaisuksi, jota Lexia ei ole edes harkinnut vaihtavansa.

– Lakimuutos tuli voimaan niin, että järjestelmiä tähän prosessiin ei vielä ollut. Olisi aivan mahdotonta noudattaa rahanpesulakia ilman mitään järjestelmää, Eklund sanoo.

DOKSin keskeiset hyödyt ovat Eklundin mukaan toiminnan tehostamisessa ja keskittämisessä, eli prosessien automatisoinnissa ja ajansäästössä.

– Tietoturva, compliance, datanhallinta, tietosuoja, asiakaskokemus, sisäisen työn tehostaminen, varautuminen, nopeat vastaukset ja lähetykset. Koko paketti, Eklund luettelee DOKSin tuomia etuja.

– Suurin juttu oli, että pystyimme keskittämään nämä asiat sähköisesti yhteen paikkaan ja ratkaisimme siinä samalla monta eri asiaa. Voimme olla varmoja, että DOKSin kautta tietopyyntö- ja tunnistautumistiedot myös kysytään tietoturvallisesti, Eklund sanoo.

Rahanpesulainsäädännön noudattaminen on helpottunut merkittävästi DOKSin avulla, sillä se tarjoaa automatisoidut tarkastukset ja sähköisen asiakirjahallinnan rahanpesulainsäädäntöön liittyville dokumenteille. Eri rekistereistä saa haettua kerralla kaikki tarvittavat tiedot asiakkaan tunnistamista varten. Lisäksi DOKSin järjestelmä tarkistaa pakotelistat päivittäin, ja antaa hälytyksen, mikäli asiakkaiden kohdalla jotain on muuttunut.

Yhteistyö Suomen tunnistetiedon kanssa on sujunut, ja Lexian tarpeisiin on vastattu joustavasti.

– Aloitettuamme yhteistyön viisi vuotta sitten, on kaikki toiminut puolin ja toisin todella hyvin. Meillä on ollut useita erilaisia toiminnallisuuspyyntöjä esimerkiksi compliance-tiimistä. Osaan on reagoitu heti ja osaan myöhemmin. Kaiken, mitä olemme perustellusti pyytäneet, he ovat toteuttaneet.

Suomen tunnistetiedon DOKS-asiantuntijat ovat olleet valmiita auttamaan erilaisissa tilanteissa. Yhteistyö perustuu vahvaan luottamukseen ja ammattitaitoon.

– Erittäin asiakaslähtöisesti ovat toimineet. Aina valmiita sparraamaan, kun pitää läpikäydä asioita. DOKSilta saa aina näkemyksiä prosessiin, kun on siihen liittyviä kysymyksiä ja pohdittavaa, Eklund kiittelee.