DOKS tehosti LähiTapiolan Kiinteistövarainhoidon asiakastyötä – ”Enää ei tarvita suurta paperisotaa”
LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon kehityspäällikkö Mark Simanovskiy kertoo, että Suomen tunnistetiedon DOKS-palveluun päädyttiin hyvin pitkälti alan kollegoiden suositusten myötä. DOKS tarjoaa helpon ratkaisun rahanpesulain velvoitteiden tehokkaaseen hoitoon.
Yhteistyö DOKS:n kanssa alkoi LähiTapiola Kiinteistövarainhoidossa syksyllä 2021, kertoo kehityspäällikkö Mark Simanvskiy.
DOKS tarjoaa rahanpesulain (AML) ja Know Your Customer (KYC) -ratkaisuja myös kiinteistövarallisuuden hallintaan. Tämä on auttanut LähiTapiola Kiinteistövarainhoitoa virtaviivaistamaan toimintojaan ja lisäämään turvallisuutta.
– Ennen DOKS-palvelun käyttöönottoa tiedustelimme muilta asiakkailta käyttökokemuksista. Saimme vahvistuksen palvelun toimivuudesta ja olemme käytön myötä vakuuttuneet sen erinomaisuudesta, Simanovskiy sanoo.
Painavia asioita selvitetään pienellä vaivalla
DOKS tarjoaa AML-, pakotteiden seulonta- ja compliancepalveluja SaaS-ratkaisuna (Software-as-a-Sevice). Alusta mahdollistaa KYC-tietojen hankinnan nopeasti ja sähköisesti, hyödyntäen rajapintoja tiedonantajien kanssa.
Eniten DOKSia käytetään Simanovskiyn mukaan AML- ja pakotemonitorointiin. Poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden niin sanottu PEP-seulonta on myös kovassa käytössä. PEP on lyhenne sanoista politically exposed person.
– Monitoroinnin tekeminen on tärkeää, sillä pakotemerkinnöillä on vaikutusta asiakassuhteen luomiseen tai sen jatkumiseen. Vastuullisena toimijana haluamme varmistaa, että noudatamme rahanpesulain velvoitteita.
DOKSin merkitys korostuu sen kyvyssä yksinkertaistaa ja vahvistaa rahanpesulain noudattamista. Sääntelyvaatimusten muuttuvassa ympäristössä DOKS antaa kehittyneet työkalut seuraamusten seulontaan, mikä varmistaa lakisääteisten velvoitteiden vankan noudattamisen.
– Aiemmin hyödynsimme eri järjestelmiä ja keräsimme tietoja eri lähteistä. Suuren asiakasmäärän takia yhden sähköisen järjestelmän hyödyntäminen helpottaa eikä enää tarvita suurta ”paperisotaa”. Tämä on vaivattomampaa ja turvallisempaa myös asiakkaan kannalta, Simanovskiy sanoo.
DOKS on enemmän kumppani kuin palveluntarjoaja
DOKS integroi eri palvelut helpottaen compliancen kokonaisvaltaista hallintaa. LähiTapiola Kiinteistövarainhoito hyödyntää DOKSia AML-protokollien ja pakoteseulontojen välillä varmistaakseen asiakassuhteiden eheyden ja lieventääkseen niihin liittyviä riskejä. Asiakkaiden tunnistaminen on DOKSin myötä nopeutunut ja yksinkertaistunut.
– Toimintamme on yksinkertaistunut ja tehostunut DOKSin käytön myötä. Ennen tunnistimme asiakkaitamme yritys kerrallaan pdf-lomakkeen avulla. Nyt voimme lähettää räätälöityjä massalähetyksiä, jolloin tunnistaminen onnistuu useammalle sadalle yritykselle samanaikaisesti, Simanovskiy sanoo.
Simanovskiy kertoo, että DOKSin kanssa istutaan alas 3–4 vuodessa ja vaihdetaan kuulumisia. Hän kuvailee yhteistyötä Suomen tunnistetiedon kanssa enemmän kumppanuutena kuin palveluntarjoaja–asiakas-suhteena.
– Meitä pidetään hyvin ajan tasalla mm. uudistuksista rahapesulainsäädännössä säännöllisin uutiskirjein. Saamme myös hyvin perehdytystä DOKSin uudistuksien käyttöönotossa. Kaiken kaikkiaan DOKS on erittäin nykyaikainen ja helppokäyttöinen järjestelmä.
Simanovskiyn mukaan viestintä Suomen tunnistetiedon kanssa kulkee hienosti molempiin suuntiin.
– DOKS kuuntelee herkällä korvalla kehitystarpeitamme ja toteuttavat niitä matalalla kynnyksellä.
