Kiinnostaako etätyö ulkomailla?

Työn konsepti, eli missä, milloin ja miten työtä tehdään, on muuttunut viime vuosina hyvin paljon. Maailman nyt avauduttua yrityksissä ja organisaatioissa pohditaan laajemmin myös mahdollisuutta etätöiden tekemiseen ulkomailla.

Perusasiat on hyvä muistaa, eli etätyö on ansiotyötä varsinaisen työpaikan ulkopuolella niin, että siitä on sovittu työnantajan kanssa. Etätyöllä ei ole aikarajaa, jo tuntikin riittää. Etätyö on mahdollista myös ulkomailla, jos se on työn ja työnantajan puolesta mahdollista. Työnantaja johtaa direktio-oikeutensa nojalla myös ulkomailla tehtävää etätyötä.

Ensin täytyy pohtia, onko etätyö ulkomailla toteutettavissa ja sopiiko se organisaation liiketoimintaan. Lisäksi on huomioitava kohdemaa ja sen lainsäädännölliset erityispiirteet. Lista työnantajan selvitettävistä asioista voi muodostua laajaksi, esimerkkinä vaikkapa IT-lisenssit, joissa saattaa olla hyvinkin tiukat maarajaukset. On hyvä muistaa, että etätyömahdollisuuden selvittämisestäkin aiheutuu kuluja.

Sääntely laahaa perässä, eikä sitä esimerkiksi EU:n tasolla ole yhtenäistetty. Yrityskohtaiset käytännöt vaihtelevat suuresti, ja paljon jää työnantajan ja työntekijän sopimuksen ja luottamuksen varaan.

Seuraavaksi on ratkaistava, onko työntekijän toimenkuva sellainen, että työtä voidaan tehdä ulkomailla. Onko työ hoidettavissa paikasta riippumatta? Onko työnkuva tarpeeksi itsenäinen? Aiheuttaako aikavyöhyke ongelmia? Entä jos työntekijän on voitava tulla lyhyellä varoitusajalla työpaikalle – onnistuuko ja kuka maksaa matkakustannukset?

Työntekijän soveltuvuus etätöihin ulkomailla on myös arvioitava. Jos työntekijällä on suoritusvaikeuksia tai muita vaikeuksia työpaikalla, ne seuraavat usein myös ulkomaille.

Tasapuolisen kohtelun vaatimus puolestaan edellyttää, että kaikille samankaltaista työtä tekeville on lähtökohtaisesti annettava sama mahdollisuus etätöihin samassa maassa.

Jos etätyö sopii työntekijälle ja hänen työhönsä, vielä on huomioitava monta asiaa mm. työlupaan, sosiaaliturvaan, vakuutuksiin ja verotukseen liittyen. Tietoturvan osalta on esimerkiksi huomioitava, että etätyö edellyttää myös ulkomailla työnantajan tietosuoja- ja tietoturvallisuusperiaatteiden noudattamista sekä luotettavaa verkkoyhteyttä.

EU- ja ETA-maissa ei vaadita työlupaa tai -viisumia, mutta työntekijällä voi olla rekisteröitymisvelvollisuus. Muualla työlupa tai -viisumi saattaa olla tarpeen jo muutaman päivän työskentelyä varten, lisäksi työskentelymaassa saatetaan edellyttää kiinteää toimipaikkaa.

Sosiaaliturvan osalta on keskeistä huomioida Eläketurvakeskuksen myöntämä A1-todistus, joka on voimassa EU- ja ETA-maissa sekä muissa sosiaaliturvasopimusmaissa (mm. USA, Australia, Kanada ja Britannia). Todistus on ETK:n ratkaisu siitä, minkä maan sosiaaliturvaan työntekijä kuuluu ulkomailla työskentelynsä aikana. Sopimuksettomien maiden osalta ei ole mitään sapluunaa siitä, kuka maksaa työnantajamaksuja ja mihin ne maksetaan, jolloin työntekijän etätyö voi merkitä osapuolille kaksinkertaista maksuvelvollisuutta. A1-todistuksen osalta epävarmuutta aiheuttaa se, ettei työskentelyn pituudelle ole asetettu mitään tarkkaa aikarajaa. Eläketurvakeskukselta kannattaakin jo suunnitteluvaiheessa kysyä, edellyttääkö kohdemaan viranomainen A1-todistusta jo alle 30 päivän työskentelystä.

Työturvallisuusasiat tulisi myös ottaa huomioon. Työnantajan onkin huolehdittava työntekijän työturvallisuudesta myös silloin, kun työntekijä työskentelee etänä ulkomailla, vaikka etätyössä työntekijän vastuu omasta työhyvinvoinnista onkin korostunut.

Vaikka työtapaturmavakuutus on voimassa kaikkialla maailmassa, työtapaturmavakuutuksissa on kohdemaittain eroavaisuuksia. Lisäksi korvaus edellyttää tapaturmalta tiukkaa syy-yhteyttä toimenkuvan mukaiseen työhön. Työntekijää kannattaakin muistuttaa eurooppalaisen sairaanhoitokortin ja omien matka- ja sairausvakuutusten tärkeydestä.

Verotuskysymykset on syytä selvittää erityisen tarkasti. Lähtökohta on, että Suomen kansalainen jää Suomen verotuksen piiriin ulkomailla tehdystä etätyöstä eikä 6 kuukauden verovapaussääntö yleensä sovellu ulkomailla tehtyyn etätyöhön. Muita huomioitavia asioita ovat muun muassa verosopimukset ja niiden mukainen asuinvaltio (esim. Suomi vai etätyömaa), mekaanikkosääntö kaksinkertaisen verotuksen estämiseksi, ansiotulon mahdollinen raportointivelvollisuus paikalliselle verottajalle sekä kiinteän toimipaikan muodostumisen mahdollisuus.

Ulkomaan etätöistä on syytä tehdä kirjallinen sopimus. Sopimuksessa kannattaa sopia mitä, missä, milloin ja ajanjakso, kuinka kauan etätöitä tehdään. Työnantajalle on suositeltavaa jättää etätyön keskeyttämisen mahdollisuus siltä varalta, että esimerkiksi jotain odottamatonta tapahtuu tai työntekijää tarvitaan lähitöissä työpaikalla. Sopimuksessa sovitaan, kuka huolehtii tarvittavien lupien, todistusten ja vakuutusten hankkimisesta ja niistä aiheutuneista kustannuksista ja kuka on yhteydessä viranomaisiin mm. verotuksen selvittämiseen liittyen. Lisäksi sopimukseen on hyvä ottaa kirjaukset myös muun muassa tietoturvasta, raportointikäytännöistä sekä kustannusten jaosta työnantajan ja työntekijän välillä.

Eri maiden lainsäädäntö saattaa vaikuttaa etätyömahdollisuuksiin huomattavasti, joten järjestelyä tulisikin suunnitella jo hyvissä ajoin juridisten kysymysten selvittämiseksi ja käytännön ongelmien välttämiseksi. Huolellinen suunnittelu ja asioiden yhteinen sopiminen auttavat onnistuneeseen lopputulokseen.